Hoy en día el email es una de las principales fuentes de comunicación en el trabajo, muchos inclusive lo prefieren a los llamados telefónicos para evitar la pérdida de tiempo que puede ocurrir si la conversación "se desvía"; también como evidencia de haber comunicado un tema en caso de un posterior conflicto. En mi opinión sirve para ver qué acordamos, es decir: como fuente de información para la toma de decisiones o su revisión. No hablo de los mails básicos que se usan como reemplazo de mensajes de texto o whatsapps: "almorzamos juntos?" sino de las comunicaciones que forman parte de los proyectos. Al margen de esto, creo que hay pautas básicas que pocos siguen y creo que son un error.
A continuación, resalto las más importantes:
- Nunca enviar mails enojado, el enojo pasa, pero el correo queda, y puede transmitir una sensación que ya no tenemos, y, sobre todo, puede ser usado en nuestra contra.
- Escribir el mail con el objetivo de la comunicación completamente claro. Tenemos que poder responder la pregunta: si la otra persona tuviese que sacar una única conclusión al finalizar la lectura del correo, cuál queremos que sea?
- Revisar siempre lo que escribimos. Posee oraciones cortas? se entiende? No hay ideas contradictorias? Nada peor que un mail que no es claro o que provoca un hilo de conversación sólo para entender su significado.
- Revisar errores de tipeo o de falta de ortografía. Sino, estaremos mostrando que eso no es importante para nosotros. Si no lo es para nosotros, no podemos exigírselo a los demás. Además está la imagen negativa que estamos dando: que somos desprolijos que tenemos faltas de ortografía y no nos importa mejorar al respecto.
- El mensaje tiene que ser autosuficiente. Si hacemos referencia a otro documento, a una página web, incluirla o poner su link. Tenemos que facilitar la comprensión a quién lee el correo.
- Nunca poner en copia oculta a alguien. Esta es lamentablemente una práctica común, para poner en conocimiento a alguien de una comunicación sin que los demás se enteren. Más allá de que no parece una buena actitud, qué pasa si la persona en copia oculta no presta atención y responde a todos? Deja en evidencia nuestro comportamiento. En otras culturas se usa la copia oculta para avisar que alguien sale de la conversación (por ejemplo, porque ya no es necesario que siga participando) pero siempre se avisa, indicando al principio del mail lo que estamos haciendo, por ejemplo: (en copia oculta Miguel, muchas gracias por tus respuestas, nosotros continuamos hablando del tema)
- Nunca poner "Después te lo explico" o cosas similares. Hacer referencias a cosas que pueden no ocurrir en el futuro nos abre puertas a pendientes que podemos no completar.
- Si adjuntamos un documento, resumirlo en el cuerpo del mail. Muy pocos abren realmente el documento adjunto o lo pasan muy rápido. Un resumen puede ayudar a entender su contenido.
- Si necesito la respuesta u opinión de alguien, volver a mencionarla al final del mail. Los puntos de acción que necesitamos de los demás tienen que quedar perfectamente claros.
- Revisar la lista de destinatarios (así como también desde qué cuenta estamos enviando el correo, en caso de tener más de una): Los que deben actuar en "TO", los que deben estar notificados de lo que hacemos en "CC", y en "BCC" los que salen de la conversación. Leer un mail implica un compromiso, sólo enviarlo a los verdaderamente interesados. La imagen que damos en caso de estar copiando a gente externa al proyecto siempre es negativa: nos estamos dando corte o nos estamos cubriendo...
- Ya lo dije, pero creo que es muy importante: puedo resumir el mail y escribirlo más corto? Cuanto más largo sea el correo, menor la probabilidad de que sea leído en su totalidad.
